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淮南联合大学档案管理办法
来源: 作者:bgs 日期: 2014-10-31 浏览次数:1447

淮联校﹝201435

 

第一章 

第一条 为加强学校档案工作,实现档案管理的标准化、规范化和科学化,充分发挥档案在学校教学、科研和管理中的作用,根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》以及《安徽省档案条例》、《安徽省高等学校档案管理实施办法》,结合本校实际,制定本管理办法。

第二条 本办法所称的档案是指学校从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动中直接形成的对学校和社会具有保存和利用价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式、载体的历史记录。

第三条 学校档案工作是学校重要的基础性工作,是全校师生员工辛勤劳动和智慧的结晶,是各项工作的真实记录,是重要的信息资源和历史凭证,学校各门类档案须实行集中统一管理,确保档案的完整、准确、系统、安全。

 

第二章 管理体制和职责

第四条 学校档案工作由校长领导,一名副校长协助分管档案工作,其主要职责是:

(一)认真贯彻国家和安徽省关于档案工作的法律法规和方针政策。

(二)负责将档案工作纳入学校的发展规划和年度工作计划,使档案工作与其他工作同步发展。

(三)审批学校有关档案工作的规章制度。

(四)关心学校档案事业的建设与发展,及时研究、解决档案工作中出现的重要问题,使档案工作与学校其他各项工作协调发展。

(五)创造条件积极支持档案人员参加各类有关会议、业务培训和学术交流。

第五条 学校设立综合档案室,其主要职责是:

(一)贯彻执行上级有关档案工作的法律法规和方针政策,综合规划学校档案工作。

(二)拟定学校档案工作规章制度,经校领导批准后组织实施。

(三)负责接收(征集)、整理、分类、统计、保管学校各类档案及有关资料。

(四)编制档案检索工具,开发档案信息资源。

(五)开展档案的开放和利用工作。

(六)利用档案开展多种形式的宣传教育活动,充分发挥档案的文化教育功能。

(七)开展档案学术研究和交流活动。

(八)对学校各部门的档案工作进行监督和指导。

(九)做好“八防”工作,确保档案的完整、安全。

第六条 建立档案工作网络。各部门应由一名负责人分管本部门的档案工作,并配备至少一名兼职档案员,负责本部门的档案收集、整理、归档工作。各部门兼职档案员应保持相对稳定。

第三章 条件保障

第七条 学校档案工作所需经费单独立项,列入学校预算,保证档案工作的需求。

第八条 学校须为综合档案室配备符合要求的档案库房、管理设施和适应工作需要的办公、阅览用房。库房面积应满足档案工作发展的需要。

第九条 学校应有计划地配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施,加快数字档案建设,逐步实现档案现代化管理。

第四章 档案管理

第十条 学校建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度,不断提高全校档案工作管理水平。档案工作要与学校各项工作实行“四同步”管理,即布置、检查、总结、验收各项工作时,要同时布置、检查、总结、验收档案工作。

第十一条 学校对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围是:

(一)党群类:主要包括学校党委、工会、团委等组织的各种会议文件、会议记录及纪要;各党群部门的工作计划、总结;上级机关与学校关于党群管理的文件材料。

(二)行政类:主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议记录及纪要;上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。

(三)教学类:主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料,按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》((87)教办字016号)的相关规定执行。

(四)科研类:按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》(国档发〔19876号)及《科学技术研究课题档案管理规范》(DA/T2-1992)执行。

(五)基本建设类:按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》(国档发〔19884号)及《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T28-2002)执行。

(六)仪器设备类:主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在10万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中形成的文件材料。

(七)产品生产类:主要包括学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。

(八)出版物类:主要包括学校编辑出版的学报和校报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书正式出版物及出版发行记录等。

(九)外事类:主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料;学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料;学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料;学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

(十)财会类:按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》(财会字〔199832号)和安徽省财政厅、安徽省档案局印发的《安徽省会计档案管理办法实施细则》(财会字〔1999691号)执行。

(十一)声像类:主要包括学校在党群工作、行政管理、教学、科研、基建、设备、产品、出版、外事、财务等各项活动中形成的照片、录音带、录像带、光盘等。

(十二)实物类:主要包括学校在办学过程中,获得的各种荣誉证书、奖状、锦旗、奖杯、奖牌,以及废止的各种印章、学校名称牌等有重要保存价值的物品。

第十二条 实行档案材料形成单位(部门)、课题组立卷的归档制度,并纳入教学、科研和管理人员的职责范围。

第十三条 归档的纸质文件所使用的书写、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)执行。

第十四条 归档时间与质量要求

(一)学校党政部门和能按年度归档的部门在各单位次年4月底以前归档完毕前一年度的档案。

(二)科研类档案应在项目验收后2个月内归档。

(三)基建类档案应在项目竣工验收后3个月内归档。

(四)财会类档案由档案生成单位保管2年后归档。

(五)声像类档案(光盘、照片、录音带、录像带等)在文件形成的年终归档,重要的应即时归档。

(六)实物类档案(学校各项活动中形成的有纪念意义或有保存价值的物品)应即时归档。

(七)档案的移交、接收必须履行相应的手续,填写移交清册一式二份,并由交接双方签名盖章。

第十五条 学校综合档案室应当对档案进行整理、分类、鉴定和编号。

第十六条 学校综合档案室应按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》,制订《淮南联合大学归档范围和保管期限表》,确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案,经鉴定并登记造册报分管领导批准后,予以销毁。未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。

第十七条 建立和完善全校各类文件材料归档制度,并纳入学校教学、科研、管理和专兼职档案员的职责范围,做到每项教学、科研、管理等工作都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。

第十八条 学校各部门和教职工对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料,应当按照规定及时归档,任何个人不得据为己有。对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料,学校综合档案室可以通过征集、代管、捐赠等形式进行管理。学校给予适当奖励。

第十九条 综合档案室要对室藏档案进行定期安全检查,切实做好档案的防火、防盗、防鼠、防高温、防潮、防虫、防尘、防有害气体“八防”工作,确保档案的实体安全和信息安全。对重要档案和破损、褪色的档案应当及时数字化,加工成电子档案保管。

档案工作如发生突发事件,综合档案室主任应立即向分管校长和校长报告,及时处理。

第二十条 综合档案室应认真执行档案统计年报制度,并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

第五章 档案的开发与利用

第二十一条 综合档案室应编制必要的档案检索工具,积极开发档案信息资源,加强档案编研工作,主动为学校中心工作和其他各项工作服务。

第二十二条 档案工作人员要熟悉库藏档案分布情况,建立健全档案利用制度,确保档案安全。

校内人员利用档案,应填写《利用档案登记表》,部分有关材料需按审批权限领导审批,综合档案室方可提供查阅。

第二十三条 校外人员利用档案,须持单位正式介绍信及个人有效证件,填写《利用档案登记表》,综合档案室方提供查阅。

第二十四条 学校设置档案阅览室,阅档人员只限在阅览室内阅档,不得将档案带出阅览室。确因工作需要外借,须经相关部门领导审批,方可外借。借期一般不得超过十天。

第二十五条 查阅、摘录、复制涉及党和国家机密、个人隐私、学校权益等未开放档案,应当经档案形成单位或者本人同意,必要时报请校长审查批准。

第二十六条 综合档案室是学校出具档案证明的唯一机构。加盖校档案材料证明章的档案复制件与档案原件具有同等效力。

第二十七条 综合档案室应编制配套档案检索工具,建立健全档案信息查询系统,积极主动地为全校师生员工和社会各界提供及时、准确、便捷的档案服务。

第六章 奖励与惩罚

第二十八条 学校及各部门应建立档案工作检查、考核制度,明确分管领导和专(兼)职档案人员的岗位职责。对于在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人,给予表彰与奖励。

(一)在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的。

(二)在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的。

(三)在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的。

(四)将重要的或者珍贵的档案捐赠给综合档案室的。

(五)同违反档案法律法规的行为作斗争,表现突出的。

第二十九条 有下列行为之一的,学校应对主管人员和直接责任人员依法依规给予处分;构成犯罪的,移交司法机关依法追究刑事责任。

(一)玩忽职守,造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的。

(二)违反保密规定,擅自提供、抄录、公布档案的。

(三)涂改、伪造档案的。

(四)擅自出卖、赠送、交换档案的。

(五)不按规定归档,拒绝归档或者将档案据为己有的。

(六)其他违反档案法律法规的行为。

第七章 附则

第三十条 本办法由学校办公室负责解释。

第三十一条 本办法自印发之日起实行。

 

 

 

 

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